情報管理は AvePoint Opus にお任せ
重要な情報資産を AI で適切に管理
優れた情報はビジネスを加速させます。AvePoint Opus は、次世代の情報ライフサイクル管理ソリューションとして、情報の作成からアーカイブ、廃棄までを一元的なインターフェイスで管理することができます。
コンテンツを管理し、さらに自在に操りましょう
「デジタル コラボレーション」「IT の俊敏性」「柔軟な働き方」を求めて、世界中の組織がクラウドに移行しています。一方で、デジタル トランスフォーメーションが進んだことにより、コンテンツの乱立が発生し、リスクへの露出、コンプライアンス課題の増加、ストレージ コストの上昇に悩む企業も増加しています。どのクラウド移行段階においても、包括的な情報管理戦略は、業務の効率化とコンプライアンスを実現するために不可欠です。
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情報は大切な資産です。自動分類と保持・破棄ルールによって適切に管理しましょう。
- 記録管理
アクセス & 正確性を改善
エンド ユーザー頼りを脱し、情報のライフサイクルを管理
記録管理でお困りの場合は AvePoint の SaaS ソリューションをご検討ください。コンテンツのライフサイクル全体 (作成、分類から保持まで) を管理する業務ルールを簡単に自動化します。物理記録も、Microsoft 365、SharePoint オンプレミス、Exchange Online、SNS 上の電子コンテンツやファイル システム上のデータもまとめて管理、コンテンツの集中管理を実現します。
高度な AI 機能によりエンドユーザーの操作不要で、コンテンツに情報分類を自動適用。
情報収集の結果を把握、実行されたすべてのアクションをレポート、分類スキームや分類方法を管理。
情報ライフサイクルを管理し、結果を実務上のルールに関連付け、コンテンツを削除・保持・アーカイブ・破棄。
- ストレージコスト
ストレージ使用量の削減
ストレージ使用量が上限に近づいていませんか？
コラボレーション ソリューションの導入が始まり、リモート ワークがニュー ノーマルとなってきたここ数年では、ユーザーが複数のデバイスを用いることも珍しくありません。そして今や多くの企業がデータ容量の激増という課題に直面しています。コンテンツの全体管理をしていく中で、自動化ルールを割り当て、コンテンツをより安価なストレージに移動することで、データストレージのコストを削減し、将来的な追加コストを軽減しましょう。
デフォルトの保持・廃棄ルールを業務上定義した分類に基づいて記録に適用。
ストレージ階層を実装し、時間経過またはメタデータをもとにコンテンツを移動し、ストレージ利用を最適化。
デフォルトで利用できるレポート & 監査機能で監視を維持。
- コンプライアンス
ご要望にお応えします
コンテンツのアクティブ状態を監視し、規制・組織の基準を遵守
AvePoint Opus は信頼できるグローバルエキスパートによる協力を得て、組織特有のポリシーや、著しく変化する地方・連邦レベルの規制要件にも対応できるよう構築されています。適切に情報を保持・管理することが、罰金やブランドの失墜、資産の喪失、訴訟や過度の露出などのリスク対策につながります。
コンテンツを正確かつ自動的に分類することで適切なライフサイクル ポリシーを適用。
不要なコンテンツも安全に廃棄。
高度な検索機能により、アクセス要求に対する情報の検索がスピーディーで簡単に。
- 効率化
エンド ユーザー頼りを脱し、情報のライフサイクルを管理
AI によるデータの自動分類
高度な機械学習モデルによる自動分類で、エンドユーザーや管理者に負担をかけることなく、正確で一貫性のあるデータ分類が可能になります。さらに、AI はデータ管理者の業務を効率化するだけでなく、拡張性も高めます。従業員のデータ検索時間や、見つからないコンテンツの作り直しにかかる時間を削減でき、生産性の向上、ユーザー・エクスペリエンスの向上につながります。
- 監視
結果を見える化
既定のレポート機能でコンテンツを監視
AvePoint Opus では直感的に使用できる画面一つで、電子コンテンツも物理的コンテンツも両方まとめて管理できるので情報管理を効率化できます。記録管理担当者用に設計されたダッシュボード機能で、すぐに対応が必要なアクションをグラフィックで分かりやすく表示します。権限の委譲をすることで、セキュリティ トリミングされた検索結果やレポート作成が可能です。
<svg xmlns="www.w3.org="" 2000="" svg"="">http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 512 512" class=" fa-w-16 ico">一つのダッシュボードで透明性を強化して管理が可能に。
<svg xmlns="www.w3.org="" 2000="" svg"="">http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 384 512" class=" fa-w-16 ico">既定のレポート機能でユーザーによるアクションをモニタリングし、監査証跡を照会。
<svg xmlns="www.w3.org="" 2000="" svg"="">http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 512 512" class=" fa-w-16 ico">ロール (役割) に基づくアクセスやコンテンツ レポジトリのセキュリティ トリミングで管理者の監視をコントロール。
<svg xmlns="www.w3.org="" 2000="" svg"="">http://www.w3.org/2000/svg" viewBox="0 0 448 512" class=" fa-w-16 ico">安価なストレージにコンテンツを移動させたことで、どれだけのコストを削減できたか、ストレージ最適化の ROI を確認。
コンプライアンスが容易に
それぞれの組織に必要な法律上・規制上のコンプライアンス基準を考慮したソリューション
AvePoint Opus は、国際的基準から地域レベルの法律まで幅広く組織がグローバルな規制要件を満たせるように、また同時にそれぞれの組織特有のポリシーも順守できるように開発されています。AvePoint はセキュリティ・ガバナンスに関して強力な枠組みを策定しています。この枠組みをベースにした直感的な SaaS ソリューションを利用することで、刻々と変化するコンプライアンス環境にも推測で対応する必要がなくなります。
事例紹介：Cardinia Shire CouncilNARA (NAtional Archives and Records Administration) (米国)
AvePoint Opus は NARA の Federal Electronic Records Management Initiative (FERMI) に準拠しており、GSA の取り決めの一環として利用することができます。
IRAP (Information Security Registered Assessors Program) (オーストラリア)
AvePoint Opus を含む AvePoint の AOS プラットフォームは公式の IRAP の評価を受けています。高いセキュリティ基準を満たすソリューションとして安心して導入していただいています。
VERS (Victorian Electronic Records Strategy) (オーストラリア)
オーストラリア・ヴィクトリア州公文書館 (PROV/Public Office Victoria) は AvePoint Opus を VERS に適合する製品として認定し、行政機関による使用を認めています。
フレキシブルでありながら正確
あらゆる業界に対応する優れた情報管理ソリューション
記録管理が重要となるのは規制対象のビジネスだけではありません。実は高度な情報管理にかかる戦略は普遍的なニーズなのです。AvePoint Opus はあらゆる組織の業界特有の必要条件にも簡単に適応します。そして SaaS アプリケーションを利用した既定のレポート機能や監査機能で監視を維持できます。
行政機関
どの国の行政機関でも長期的な価値を持つ記録を作成・維持・保持する責任があります。具体的なニーズに応えるソリューションをカスタマイズして情報管理にかかる必要条件をクリアできます。
医療機関
米国食品医薬品局の規制対象である業界は、記録管理と情報管理に関する明確な要件を定めた FDA の規定、 Part 11 Electronic Records; Electronic Signatures - Scope and Application (電子記録および電子署名 - 範囲と適用) に準拠する必要があります。AvePoint Opus は監査証跡・記録保持・継続的な監視によりデータを管理することができます。
製造業
ISO 90001 や ISO 27001 などの国際規格は、いずれも情報管理に関する要求事項を定めています。AvePoint Opus はデータの保存、分類から防衛的廃棄まで、必要な条件を満たすお手伝いをします。
金融機関
金融サービスに関わる事業者は、米国証券取引委員会 (SEC)、金融業界規制機構 (FINRA)、商品先物取引委員会 (CFTC) などが定める厳しい情報管理規制を受けています。AvePoint Opus はコンプライアンスにかかわる行為をコントロールするお役立ちツールでもあります。
教育機関
教育機関は、地方自治体に関連する情報管理プロトコルに従うことが基本です。しかし管轄区域によっては分野固有の要件を設けています。AvePoint Opus はフレキシブルに情報管理を実現することを目的としているため、組織それぞれが利用しやすい方法で課題の解決を図れる機能を提供します。
システムも役割も方法も自由自在
情報は思い通りに使いやすく
AvePoint Opus を利用することで記録管理担当者は情報のライフサイクルを管理することができるので、エンドユーザー頼りの管理を脱却できます。データのライフサイクルと保管の管理を簡素化することで、情報管理者は時間と専門知識をより有効に活用していくことができます。データの分類、保管から保存、廃棄に至るまで、合理化された情報ライフサイクルにより、コンプライアンス、データ過多、一貫性のない分類といった従来の課題に対処し、情報活用の最適化を実現します。
コンテンツ分類
分類スキーム・ファイル プランを管理。単一の分類法に対する複数ルール適用や、用語の有効期限設定なども可能。
ストレージの最適化
増え続けるコンテンツを管理しコスト削減を実現します。カスタムダッシュボードで、アーカイブされたコンテンツの詳細と節約できたコストの詳細を可視化。
保持 & 廃棄
情報ライフサイクルを管理する業務ルールを構築。アクション・日付ベースのトリガー・メタデータを援用したルールを利用可能。
ルール選択
業務ルールに基づいてコンテンツを削除・保持・宣言・エクスポート。自動適用処理が可能なルールも構成可能。
レポート機能
既定のレポート機能で結果を管理。ダッシュボードで、管理対象のアイテム数、破棄されたた記録、未処理のタスクを分かりやすく表示。
記録監査アクション
特定のアイテムに対するアクション、または特定のユーザーが実行したアクションの監査証跡を調査し、記録の完全性を確保した状態でドキュメント化。
物理記録も管理可能
既存ファイルのリクエスト、新規作成にも対応。レポート機能付きのスペース管理タスクを利用して現状把握。
セキュリティ トリミング
ビジネス要求事項に基づき、さまざまなコンテンツ リポジトリ管理アクセス権を、定義したユーザーに移譲。
デジタル トランスフォーメーション下でもガバナンスを維持しながら情報の完全性も確実に
コロナ禍でハイブリッド ワークやリモート ワークの必要性はますます加速しました。クラウド ベースのコラボレーション ソリューションが広まる中で、記録・情報の管理に関わる実務もそれに応じて進化する必要があります。記録にかかわる共通のコンプライアンス要件に対応し、保持・破棄のスケジュールを作成し、安全な情報管理を行う方法を体験してみませんか。
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